Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe?

Jak przechowywać paragony i faktury kosztowe? W jakiej formie przekazać koszty księgowemu? Poznaj wytyczne dla firm w Holandii.

Regularnie stresujesz się próbując odczytać wyblakłą treść paragonu z kosztami paliwa?
Te wygniecione papierki w Twoim portfelu to przecież ważny dokument księgowy! Raz do roku od tego, jak dokładnie rejestrowałeś koszty prowadzenia firmy zależy wysokość podatku jaki zapłacisz. Jak zatem uporządkować paragony i inne dokumenty kosztowe prowadząc działalność w Holandii?

Czy muszę przechowywać paragony?

Tak – musisz przechowywać paragony, które wliczyłeś w koszty firmowe przez co najmniej 7 lat. Co możesz rozliczyć jako koszt Twojej działalności przeczytaj TU. Jeśli nie dopełnisz tego obowiązku będziesz musiał zwrócić różnicę w uldze podatkowej, którą otrzymałeś z tytułu poniesionego kosztu. Dodatkowo możesz zostać obciążony grzywną. Rejestrowanie paragonów i faktur kosztowych jest więc Twoim obowiązkiem jako przedsiębiorcy w Holandii. Jak przygotować się na kontrolę skarbową w Holandii dowiesz się TU. Tym bardziej ważne, żeby robić to z głową i możliwie prosto!

Jak przechowywać paragony i faktury z kosztami?

Belastingdiest, czyli holenderska skarbówka, precyzyjnie określa w jaki sposób przechowywać dokumenty kosztowe. Podstawowa zasada mówi, że faktury masz przechowywać w formie, w jakiej je otrzymałeś. Zatem, jeśli otrzymałeś fakturę w formie elektronicznej (np.PDF) powinieneś przez najbliższych 7 lat mieć do niej dostęp w takiej wersji właśnie. Uściślając – wydruk faktury, którą dostałeś np. mailem nie wystarczy – musisz mieć ją zapisaną w wersji cyfrowej.

Jeśli otrzymałeś fakturę fizycznie “do ręki”,  wtedy możesz przeprosić się ze starym dobrym segregatorem i przechowywać ją w ten dość już archaiczny sposób. Jeśli jednak za pomocą dokładnego skanu lub fotografii zachowasz fakturę w wersji cyfrowej, wciąż spełnisz wymagania skarbówki.

Pamiętaj, żeby robiąc skan lub zdjęcie paragonu, czy faktury zakupowej upewnić się, że dokument jest w wersji cyfrowej kompletny i czytelny.

Paragony z biegiem czasu blakną, co za tym idzie informacje na nich stają się mało wyraźne. Dlatego najlepiej zachować je w wersji cyfrowej. Po upewnieniu się, że zdjęcie, czy skan paragonu jest dobrej jakości, świstek możesz wyrzucić do śmieci.

3 złote zasady jak przechowywać dokumenty z kosztami

1. Nie odkładaj tego na później.

Dostałeś właśnie paragon np. z paliwo, trzymasz go w ręku i korci Cię, żeby wsunąć kwitek do kieszeni? STOP! Zrób wcześniej zdjęcie! Zajmie Ci to ułamek sekundy, a przy okazji masz gwarancję, że tym razem nie wypierzesz paragonu razem ze spodniami.

2. Wyrób w sobie dobry nawyk.

Ustal, że np. raz w tygodniu porządkujesz firmowe dokumenty, w tym paragony. Robiłeś wcześniej zdjęcia? Świetnie! Teraz jest moment opisania i podpięcia paragonu pod konkretnego klienta, czy projekt. Jeśli będziesz to odwlekał w nieskończoność część informacji zapomnisz, a część pomylisz.

Z czasem dobra praktyka systematyczności wejdzie Ci w krew i unikniesz dzięki temu “paragonowej gorączki” przed rozliczeniem podatkowym.

3. Nie bądź dinozaurem!

Skoro urząd skarbowy w Holandii dopuszcza przechowywanie dokumentów kosztowych w formie elektronicznej, pożegnaj segregatory i korzystaj z nowoczesnego systemu do administracji dla firm. W eFaktura utrzymywanie porządku w kosztach firmowych jest dziecinnie proste, a przy tym profesjonalne.

  • Dodawaj elektroniczne dokumenty
  • Dodawaj zdjęcia paragonów
  • Podpinaj dokumenty pod konkretne projekty, czy klientów (np. w przypadku faktur zakupowych)
  • Eksportuj dokumenty w formacie skompresowanego folderu ZIP i wyślij je księgowemu
  • Zaproś swojego księgowego do korzystania z eFaktura – niech Twoje koszty pobierze sam!

Na koniec pamiętaj, że możesz być spokojny o bezpieczne przechowywanie Twoich dokumentów – system eFaktura robi to za Ciebie.

Wypróbuj za darmo wszystkie
funkcje eFaktura.eu

Wypróbuj za darmo wszystkie
funkcje eFaktura.eu

lub

Zainteresuje Cię też:
Macierzyński dla ZZP? Poznaj świadczenie ZEZ.

Macierzyński dla ZZP? Poznaj świadczenie ZEZ.

Jesteś ZZP i spodziewasz się dziecka? Wszystko, co warto wiedzieć o świadczeniach ZEZ dla przedsiębiorczych matek w Holandii.  To, co często budzi obawy przedsiębiorczych kobiet to zmiany, które wiążą się z urodzeniem dziecka. Co dalej z moją firmą? Czy mogę prowadzić...

Zakładanie firmy w Holandii

Zakładanie firmy w Holandii

Obecnie w Holandii zarejestrowanych jest około 30 tysięcy firm* prowadzonych przez Polaków. Dlaczego Polacy chętnie zakładają firmy w Holandii? Żeby zarabiać więcej, rozwijać się i żyć na własnych warunkach! Chcesz zostać przedsiębiorcą w Niderlandach? Wyjaśniamy, jak...

Zmiany podatkowe dla ZZP od 1 lipca 2022.

Zmiany podatkowe dla ZZP od 1 lipca 2022.

Prowadzisz firmę w Holandii? Zobacz co nowego przygotował dla Ciebie i Twojej firmy niderlandzki rząd. Poznaj najważniejsze zmiany dla ZZP.   1. Obniżenie stawki VAT za energię. Z podwyżkami cen energii zmaga się cały świat. Kryzys ekonomiczny wywołany pandemią,...