Jak tworzyć i rejestrować koszty unikając kłopotów?

Im większe koszty generujesz jako właściciel firmy, tym mniej podatku dochodowego zapłacisz. Jak to zrobić skutecznie, nie naginając przy tym przepisów?

Od tego jak skrupulatnie rejestrujesz koszty firmowe zależy podstawa Twojego dochodu, od którego naliczany jest podatek. Zasada jest prosta – im wyższe koszty, tym niższy podatek. 

Koszty firmowe to wszystkie niezbędne wydatki, które ponosisz by utrzymać swoją firmę. Twoim pierwszym kosztem będzie opłata urzędowa za rejestrację firmy w KVK w wysokości około 50€. Inne typowe koszty rozpoczęcia działalności dla początkujących przedsiębiorców to utrzymanie konta firmowego w banku, telefon z abonamentem, czy projekt logotypu i wizytówek. Co jeszcze jest Twoim kosztem?

Wskazówka

Dysponuj wydatkami biznesowymi i osobistymi z oddzielnych kont bankowych.  Konto firmowe nadaje Twojej firmie profesjonalny wizerunek i pomaga w prowadzeniu transparentnej administracji.

Koszty według Belastingdienst

Holenderski Urząd Skarbowy definiuje je następująco: „Koszty firmowe to koszty, które są niezbędne, w rozsądnych granicach, dla prowadzenia Twojej firmy i bezpośrednio łączą się z rodzajem Twojej działalności”.  Koszty, które ponosisz prowadząc firmę podlegają odliczeniu od przychodu – odliczysz je w rocznym zeznaniu podatkowym. Twój dochód będzie wtedy niższy, więc zapłacisz mniejszy podatek dochodowy.

Jak przygotować się na kontrolę skarbową?

Musisz być w stanie udowodnić wszystkie wydatki, jakie ponosisz  w celach biznesowych, upewnij się więc, że masz przejrzystą administrację.

• Przechowuj cyfrową wersję paragonów na wypadek, gdyby z czasem stały się nieczytelne (skan lub zdjęcie)
• Przechowuj swoje dokumenty księgowe według ustawowych wytycznych (w zależności od branży od 7 do 10 lat)
  

Według Belastingdienst, masz jako przedsiębiorca swobodę określenia, jakie koszty ponosisz dla firmy. Weryfikacja tego nastąpi dopiero w przypadku kontroli skarbowej (Czy musisz bać się kontroli skarbowej? Czytaj tu). Powinieneś wtedy być w stanie uzasadnić wszystkie koszty działalności i przedstawić pozycje podlegające odliczeniu. Kontroler podatkowy chce mieć szybki wgląd w faktury i paragony, więc przejrzysta administracja ze wszystkimi powiązanymi paragonami i fakturami jest koniecznością.

Wskazówka

Zbieraj paragony i faktury kosztowe w wersji cyfrowej! Unikniesz dzięki temu ryzyka zagubienia dokumentu, czy wyblaknięcia paragonu.

„Czy mogę to wziąć na firmę?” Kontrowersje wokół kosztów

Istnieje cienka granica między wydatkami firmowymi, a osobistymi.  Czasami wydawać się może, że jakiś zakup jest niezbędny, a dopiero przy kontroli okazuje się, że inspektor skarbowy ma na ten temat inne zdanie…

Co może, a co nie może być Twoim kosztem?

• Odzież robocza nie obejmuje formalnego ubrania, na przykład garnituru, ale odzież, której używasz wyłącznie w swoim środowisku pracy. Może to być kombinezon roboczy, czy odzież z logo firmy.
• Nowe wydanie miesięcznika podlega odliczeniu, jeśli zamierzasz użyć go do pracy lub jeśli miesięcznik przeznaczony jest dla Twoich klientów, na przykład w poczekalni.
• Masz jeden telefon do celów firmowych i prywatnych? Możesz odliczyć tylko część ponoszonych z tego tytułu kosztów. Może to być na przykład 60%, jednak pamiętaj, że szacując tę proporcję musisz być w stanie ją uzasadnić.
  
• Zakup krzesła biurowego do Twojego pokoju pracy nie podlega odliczeniu, chyba że masz osobne pomieszczenie przeznaczone na biuro, z własnym wejściem i zapleczem sanitarnym.
  
• Kawa, którą pijesz podczas pracy w kawiarni to wydatek prywatny. Jeśli masz lunch biznesowy z klientem, część tego kosztu będzie podlegać odliczeniu.

„To na fakturę!”

Najczęstsze koszty firmowe to:

• Laptop
• Oprogramowanie do komputera
• Telefon komórkowy
• Program do administracji
• Samochód
• Biuro
• Księgowy
• Inwestycje (maszyny, narzędzia)
• Odzież robocza
• Reklama firmy
• Ubezpieczenie firmowe
• Kursy lub szkolenia
• Strona internetowa
• Koszty podróży (czyt o kilometrówce)

Inwestycje i amortyzacja, czyli granica 450€ netto 

Pamiętaj, że możesz odliczyć większość wydatków firmowych, ale istnieją odrębne zasady zakupu droższych środków trwałych (laptop, maszyny, samochód) oraz wartości niematerialnych (pozwolenia, kursy i szkolenia). Organy podatkowe traktują zakup środków trwałych od 450 euro jako inwestycję w firmę, dlatego nie można odliczyć całego kosztu jednorazowo w roku zakupu. Kwota ta będzie rozłożona (amortyzowana) w czasie, w którym zamierzasz korzystać z danej rzeczy, np. dla samochodu lub komputera amortyzacja wynosi 5 lat.

To Ci się opłaca!

Temat kosztów bywa przez przedsiębiorców bagatelizowany – część wiedzy w tym zakresie wydaje się być oczywista. W przypadku kosztów, jak w każdym temacie dotyczącym administracji firmy, po prostu opłaca się być rzetelnym. Skrupulatne liczenie kosztów daje Twojej firmie wymierne korzyści: płacisz niższe podatki i masz pełną kontrolę nad wydatkami, a co za tym idzie możesz optymalizować ceny swoich usług!